Pour les correspondants Tracfin de l'immobilier, ERMES est l'outil quotidien indispensable. Sa maîtrise conditionne le respect de votre obligation de déclaration et la qualité de votre coopération avec le service. Voici le guide complet : à quoi sert ERMES, comment l'obtenir, comment l'utiliser efficacement.
Qu'est-ce qu'ERMES ?
ERMES (Échange de Renseignements par Messagerie en Environnement Sécurisé) est la plateforme dématérialisée de transmission des déclarations à destination du service Tracfin. Depuis 2020, elle a remplacé la précédente plateforme DeclarWeb et son recours est généralisé à l'ensemble des professions assujetties à la LCB-FT.
ERMES permet de :
- Déposer des déclarations de soupçon (DS)
- Transmettre des communications systématiques d'informations (COSI)
- Répondre aux demandes de renseignement de Tracfin
- Recevoir les retours et accusés de réception
- Consulter l'historique de vos déclarations
Comment obtenir un accès
L'accès est nominatif et réservé au correspondant Tracfin formellement désigné par la structure assujettie. Procédure d'inscription :
- Désignation officielle du correspondant Tracfin et de son éventuel déclarant suppléant, formalisée par une déclaration de désignation adressée à Tracfin (formulaire dédié).
- Envoi du formulaire d'inscription ERMES via economie.gouv.fr/tracfin.
- Réception, sous 15 à 30 jours, des identifiants et instructions d'activation du certificat de connexion.
- Premier accès via le portail sécurisé.
L'inscription est gratuite. Le certificat de connexion est généralement valable trois ans, à renouveler avant expiration.
Les fonctions principales
1. Dépôt d'une déclaration de soupçon
Formulaire structuré en plusieurs onglets reprenant les rubriques attendues (déclarant, client, opération, exposé du soupçon, pièces). Voir notre guide : rédiger une déclaration de soupçon.
2. Pièces jointes
Jusqu'à 20 pièces par déclaration, format PDF/JPG, taille maximale de 10 Mo par fichier. Préférez les fichiers compressés à un seul gros document.
3. Communications systématiques d'informations (COSI)
Plus rares dans l'immobilier (essentiellement bancaires), elles permettent de signaler de manière systématique des opérations dépassant certains seuils sans qu'un soupçon précis soit caractérisé.
4. Réponse aux demandes Tracfin
Lorsque Tracfin sollicite un complément d'information sur une déclaration précédente ou de manière indépendante, la réponse passe également par ERMES. Délai habituel attendu : 30 jours.
5. Historique et accusés de réception
Chaque transmission génère un accusé daté avec un numéro de référence unique. Conservez systématiquement cet accusé dans votre dossier interne (preuve d'envoi opposable).
Bonnes pratiques d'utilisation
- Préparez vos pièces hors ERMES avant connexion. La session a un timeout court ; mieux vaut tout avoir prêt.
- Rédigez votre exposé dans un traitement de texte puis copier-coller dans le formulaire. Évite la perte en cas de bug.
- Conservez une copie complète localement : PDF du formulaire rempli + pièces jointes + accusé de réception.
- Utilisez la sauvegarde brouillon en cas de déclaration complexe.
- Renouvelez le certificat avant expiration. Une interruption d'accès peut coïncider avec un soupçon urgent.
Bonne pratique d'agence. Désignez un déclarant suppléant : en cas d'absence du correspondant principal (vacances, maladie), la déclaration peut être transmise sans rupture.
Sécurité et confidentialité
ERMES applique des standards de sécurité élevés : chiffrement TLS, authentification par certificat, journalisation des accès. Au sein de votre structure, vous devez respecter une discipline équivalente :
- Le certificat ERMES ne se partage jamais avec un tiers
- Le poste de connexion doit être personnel et sécurisé (mise à jour OS, antivirus, écran verrouillé)
- L'accès aux brouillons de DS doit être strictement limité au correspondant et à son suppléant éventuel
- L'archivage local des transmissions doit être chiffré
Toute violation du secret renforcé — interdiction de divulgation posée par l'article L.561-18 CMF — est passible d'une amende pénale de 22 500 € (article L.574-1 CMF). Voir aussi notre article sur la rédaction d'une déclaration de soupçon qui détaille les phrases à proscrire en relation client après une DS.
Questions fréquentes
Combien de temps après le soupçon faut-il transmettre ?
Idéalement avant l'exécution de l'opération. Sinon, dès la naissance du soupçon. Au-delà de quelques jours sans déclaration alors que le soupçon existe, vous fragilisez votre dispositif.
Peut-on transmettre une DS en dehors de ses horaires ?
ERMES est accessible 24/7. Le service Tracfin traite les déclarations en jour ouvré ; en cas d'urgence absolue (gel d'avoirs, terrorisme), un contact téléphonique parallèle peut être appelé.
Et si je n'ai pas encore ERMES, que faire en cas de soupçon ?
L'inscription doit avoir été effectuée en amont. Si vous êtes en cours d'inscription au moment d'un soupçon urgent, contactez Tracfin par courriel sécurisé pour la procédure transitoire (rare mais prévue).
En résumé
ERMES est le canal officiel et unique pour transmettre vos déclarations à Tracfin. Inscrivez-vous avant d'en avoir besoin, préparez vos modèles et vos pièces en amont, formez votre suppléant, et appliquez la discipline de sécurité qui sécurise l'ensemble du dispositif. Une plateforme bien maîtrisée transforme une obligation technique en process maîtrisé.
Pour aller plus loin : rédiger une DS efficace et rôle du correspondant Tracfin.
Tracfin Academy
Équipe pédagogique
Tracfin Academy publie chaque semaine des analyses et des modes opératoires destinés aux professionnels de l'immobilier soumis aux obligations LCB-FT. Tous nos contenus sont relus par des praticiens de la conformité.