Le correspondant Tracfin est le point de pivot de votre dispositif LCB-FT : il centralise les soupçons remontés par l'équipe, analyse, rédige et transmet les déclarations via ERMES. Son rôle est défini par l'article R.561-23 du Code monétaire et financier, et son absence ou son obsolescence est l'un des manquements les plus sanctionnés par la DGCCRF.
Le cadre légal de la désignation
L'article R.561-23 du CMF impose à toute personne mentionnée à l'article L.561-2 du CMF (dont les professionnels de l'immobilier) d'organiser la désignation et la communication à Tracfin du correspondant et du déclarant. Pour les indépendants exerçant seuls, l'obligation est assumée à titre individuel (le titulaire cumule les rôles). Pour les structures comptant plusieurs collaborateurs, la désignation formelle d'un correspondant identifié est attendue.
Le correspondant doit être un membre de la structure, doté de l'autorité et de l'autonomie nécessaires pour remplir sa mission.
Profil idéal du correspondant
- Membre de la direction ou cadre supérieur, doté d'une autorité interne reconnue
- Bonne connaissance de l'activité commerciale et juridique de la structure
- Formation LCB-FT solide (initiale + continue annuelle)
- Capacité à analyser des cas complexes et à rédiger précisément
- Discrétion absolue : c'est lui qui détient le secret renforcé
- Accessibilité : l'équipe doit pouvoir lui remonter un soupçon rapidement
À éviter. Le correspondant ne doit pas être surchargé d'autres responsabilités opérationnelles incompatibles avec son rôle. Mieux vaut un correspondant à temps partiel mais focalisé qu'un dirigeant trop sollicité par d'autres dossiers.
Les 5 missions du correspondant
1. Centraliser les remontées internes
L'ensemble des collaborateurs doit savoir à qui s'adresser quand un soupçon naît. Le correspondant doit avoir des canaux clairs (email dédié, formulaire interne, ligne directe).
2. Analyser et qualifier le soupçon
Examen documenté du dossier : pièces KYC, justificatifs, scoring de risque, recherches complémentaires. Le correspondant arbitre s'il y a lieu de transmettre ou non.
3. Rédiger la déclaration de soupçon
Voir notre guide : rédiger une déclaration de soupçon.
4. Transmettre via ERMES
Le correspondant est le seul autorisé à transmettre via ERMES. Voir notre guide ERMES : guide ERMES.
5. Tenir le registre interne
Conservation de chaque DS transmise, des accusés ERMES, des analyses afférentes. Conservation 5 ans minimum, accès strictement limité.
Désignation formelle et notification
La désignation doit être :
- Écrite : lettre de désignation signée du représentant légal
- Datée : avec date d'effet précise
- Communiquée à Tracfin : via le formulaire de désignation dédié
- Communiquée en interne : l'équipe doit savoir qui est le correspondant et comment le joindre
- Mise à jour : à chaque changement (départ, promotion, restructuration)
L'absence de mise à jour est un manquement courant : un correspondant ayant quitté la structure il y a deux ans, toujours déclaré officiellement, constitue une faille majeure.
Suppléance et continuité
Le décret 2026-310 impose désormais la désignation d'un déclarant suppléant dans toute structure assujettie. La suppléance s'active automatiquement en cas :
- D'absence prolongée du correspondant principal (vacances, maladie, congé)
- De départ effectif (préavis, transition)
- De conflit d'intérêts ponctuel
Responsabilité personnelle
Le correspondant engage sa responsabilité personnelle sur :
- La transmission effective des déclarations
- Le respect du secret renforcé (interdiction du tipping-off, article L.561-18 CMF, sanctionnée par L.574-1)
- La qualité de l'analyse et de la rédaction
- La tenue à jour du registre interne
En contrepartie, il bénéficie de la protection de l'article L.561-22 du CMF : bonne foi présumée, exonération de responsabilité civile et pénale pour les déclarations effectuées.
Questions fréquentes
Le dirigeant peut-il être correspondant Tracfin ?
Oui, c'est même fréquent dans les PME. À condition qu'il dispose réellement du temps et de la formation nécessaires. Pour une structure de plus de 10 personnes, on recommande un correspondant dédié distinct du dirigeant principal.
Peut-on externaliser le rôle de correspondant ?
Non. Le correspondant doit être un membre de la structure assujettie. Le rôle ne peut pas être délégué à un avocat ou un consultant externe. En revanche, un appui externe pour l'analyse de cas complexes est possible.
Que faire en cas de changement de correspondant ?
Désigner formellement le nouveau correspondant, lui ouvrir un accès ERMES nominatif, notifier Tracfin du changement, informer l'équipe. La passation doit idéalement durer 2 à 4 semaines avec recouvrement.
Le correspondant doit-il être présent physiquement à l'agence ?
Non. Il peut télétravailler. Ce qui compte : son accessibilité pour l'équipe et sa capacité à transmettre via ERMES (depuis n'importe quel poste sécurisé).
En résumé
Le correspondant Tracfin est le pivot du dispositif. Sa désignation formelle, sa formation continue et sa suppléance documentée sont des prérequis non négociables. Bien choisi et bien outillé, il fait passer la LCB-FT du statut de contrainte à celui de processus maîtrisé.
Pour aller plus loin : guide ERMES et rédiger une déclaration de soupçon.
Tracfin Academy
Équipe pédagogique
Tracfin Academy publie chaque semaine des analyses et des modes opératoires destinés aux professionnels de l'immobilier soumis aux obligations LCB-FT. Tous nos contenus sont relus par des praticiens de la conformité.